BLOQUE

BLOQUE EXTREMO

PASO 10

Anexo o anexo: si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante, se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el numero de hojas o el tipo de anexo.

Ejemplo:

Anexo: uno (10 hojas)

Anexos: tres (dos disquetes y un cheque)

Anexos: tres (nueve hojas)


Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios (alineación equivalente para el procesador de texto)
Se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla.

Ejemplo en línea separada cada uno:

Copia: Sr. Julio Montoya Arango. Gerente AMS
Sr. Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles
Dr. Bernardo Murcia V., Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV

Ejemplo en línea seguida:

Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director técnico; jairo Ruiz cano, director de talento
Humano; cesar arenas, jefe de producción.

Identificación del transcriptor. A dos interlineas del firmante o del ultimo renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicia del apellido de la persona responsables de transcribir el documento. Se recomienda emplear la letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

Ejemplos:

Maria R.

Pablo S.

Cuando una persona redacta es deferente ala que firma, sitúa su rúbrica contra el margen izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.

PASO 9

Remitente: el nombre se sitúa cuatro a seis interlíneas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar.

Si se utiliza estilo bloque extremo, estas líneas parten del margen izquierdo, en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado.

Ejemplos:

JORGE PINEDA CALLE
Jefe de producción

Jorge pineda calle
Jefe de producción

En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de mas de dos firmantes, se el numero es impar, el ultimo se centra.

PASO 8

Despedida: expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, en estilo bloque extremo, como en estilo bloque. Presenta dos alternativas:

Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):

Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,

Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):

Agradecemos su gentil colaboración.

Nos despedimos atentamente y esperamos su repuesta.

Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.


Para nosotros es un gusto servirle.

PASO 7

Texto
Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:

El texto se redacta en forma Lara, breve, directa, sencilla y cortés; de preferencia, se expresa en primera persona de plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial. Así se trate de un único firmante.

En lo posible se trata un solo tema por carta.

En las comunicaciones comerciales se omiten los temes personales.

En las cartas comerciales se utiliza tratamiento para usted.

Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Inicia de cuatro a seis interlineas de los del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente.

Comienza a tres interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.

PASO 6

Saludo o vocativo

Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.

Ejemplo:

Apreciado señor Botero



Apreciada ingeniera Gloria:

Señora ministra:

Cordial saludo señor Martínez:

Como parte inicial de un texto se escribe de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.

Tenemos el gusto de saludarla, ingeniería Lucia, y de acuerdo con………..
Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos……..
Respetuosamente lo saludamos, y confirmamos…….
Con nuestro cordial saludo adjuntamos…….