PASO 10

Anexo o anexo: si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante, se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el numero de hojas o el tipo de anexo.

Ejemplo:

Anexo: uno (10 hojas)

Anexos: tres (dos disquetes y un cheque)

Anexos: tres (nueve hojas)


Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios (alineación equivalente para el procesador de texto)
Se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla.

Ejemplo en línea separada cada uno:

Copia: Sr. Julio Montoya Arango. Gerente AMS
Sr. Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles
Dr. Bernardo Murcia V., Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV

Ejemplo en línea seguida:

Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director técnico; jairo Ruiz cano, director de talento
Humano; cesar arenas, jefe de producción.

Identificación del transcriptor. A dos interlineas del firmante o del ultimo renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicia del apellido de la persona responsables de transcribir el documento. Se recomienda emplear la letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

Ejemplos:

Maria R.

Pablo S.

Cuando una persona redacta es deferente ala que firma, sitúa su rúbrica contra el margen izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.