BLOQUE

BLOQUE EXTREMO

PASO 10

Anexo o anexo: si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante, se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el numero de hojas o el tipo de anexo.

Ejemplo:

Anexo: uno (10 hojas)

Anexos: tres (dos disquetes y un cheque)

Anexos: tres (nueve hojas)


Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios (alineación equivalente para el procesador de texto)
Se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla.

Ejemplo en línea separada cada uno:

Copia: Sr. Julio Montoya Arango. Gerente AMS
Sr. Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles
Dr. Bernardo Murcia V., Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV

Ejemplo en línea seguida:

Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director técnico; jairo Ruiz cano, director de talento
Humano; cesar arenas, jefe de producción.

Identificación del transcriptor. A dos interlineas del firmante o del ultimo renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicia del apellido de la persona responsables de transcribir el documento. Se recomienda emplear la letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

Ejemplos:

Maria R.

Pablo S.

Cuando una persona redacta es deferente ala que firma, sitúa su rúbrica contra el margen izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.

PASO 9

Remitente: el nombre se sitúa cuatro a seis interlíneas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar.

Si se utiliza estilo bloque extremo, estas líneas parten del margen izquierdo, en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado.

Ejemplos:

JORGE PINEDA CALLE
Jefe de producción

Jorge pineda calle
Jefe de producción

En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de mas de dos firmantes, se el numero es impar, el ultimo se centra.

PASO 8

Despedida: expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, en estilo bloque extremo, como en estilo bloque. Presenta dos alternativas:

Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):

Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,

Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):

Agradecemos su gentil colaboración.

Nos despedimos atentamente y esperamos su repuesta.

Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.


Para nosotros es un gusto servirle.

PASO 7

Texto
Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:

El texto se redacta en forma Lara, breve, directa, sencilla y cortés; de preferencia, se expresa en primera persona de plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial. Así se trate de un único firmante.

En lo posible se trata un solo tema por carta.

En las comunicaciones comerciales se omiten los temes personales.

En las cartas comerciales se utiliza tratamiento para usted.

Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Inicia de cuatro a seis interlineas de los del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente.

Comienza a tres interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.

PASO 6

Saludo o vocativo

Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.

Ejemplo:

Apreciado señor Botero



Apreciada ingeniera Gloria:

Señora ministra:

Cordial saludo señor Martínez:

Como parte inicial de un texto se escribe de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.

Tenemos el gusto de saludarla, ingeniería Lucia, y de acuerdo con………..
Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos……..
Respetuosamente lo saludamos, y confirmamos…….
Con nuestro cordial saludo adjuntamos…….

PASO 5

Asunto: constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

Ejemplos:

Asunto: Vencimiento de póliza 489637

Se pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido.

Se anota contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo. En estilo bloque, parte del centro del escritorio hacia la derecha, alineado con el numero (referencia) y la fecha.

Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay.

PASO 4

Datos del destinatario: los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.

A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión de la carta. Esto datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escritorio y a interlineación sencilla, de la siguiente forma:

Tratamiento o titulo académico, con mayúscula inicial.

Ejemplo:

Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera
Economista








Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escarben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

Ejemplo:

Señor
LUÌS CASTAÑEDA LONDOÑO

Señor
Luís Castañeda Londoño

Cargo se escribe en mayúscula inicial.

Ejemplo:

Gerente General
Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los restantes. No se efectúan separación silábica

Ejemplo:

Señor
JULIAN MONTENEGRO ESPITIA
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales

Empresas: se anota en la línea siguiente al cargo, la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así:

En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.

Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.

Ejemplos:
A.J.P (Alberto Jiménez Pino)
BCH (Banco Central Hipotecario)

Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida.


Ejemplos:

SENA O Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
ICONTEC O Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y certificación)
CADES O Cades (Centro Administrativo del Secretario Colombiano)






Dirección o apartado se utiliza una de las dos en la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre se dejan, dos espacios a maquina y cuatro a computador, entre el numero de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.

Ejemplos:

Señor
FABIO LOZANO CASTRO
Prèsident-directeur General
AMSDE
26 avenue de verdun
33089 Bordeaux-Cedex
Francia


Señor
Andrés urreta R.
Director Administrativo
La nacional de seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador

PASO 3

Ciudad y fecha: los del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

PASO 2

Número consecutivo: la numeración es consecutiva según lo establece el código de comercio. Le puede anteceder el código de dependencia, determinado por cada Empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlineas superior

paso 1

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

CARTAS COMERCIALES

Zona 1
Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT (opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm Horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, telex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja horizontalmente puede abarca todo el ancho del papel.

Zona 3
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro del documento